Trabajo Colaborativo_3

PARTE A.

Mapa conceptual que permita visualizar y dar respuestas a interrogantes tales como:

¿Qué elementos se requieren para llegar a cabo un ciclo de vida de un proyecto en forma completa?

¿Quiénes son los actores principales en el establecimiento del ciclo de vida de un proyecto?

¿Cuál sería el papel principal de un ingeniero de sistemas en la ejecución de proyectos con base en la gestión de proyectos?

PARTE B.

Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y máximo 1500 palabras en la cual se responda a inquietudes relacionadas con el plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración.

GESTION DEL ALCANCE, TIEMPOS, COSTOS E INTEGRACION

Enmarcados en un proyecto, cualquiera que este sea, su éxito y viabilidad dependerán de la correcta planeación específicamente relacionada con la gestión del tiempo, la gestión de costos, la gestión del alcance y el plan de gestión de la integración.  Al estar estos factores todos directamente interrelacionados se hace relevante realizar un ante proyecto que los cubra en todas sus dimensiones y que nos permita antes de empezar la implementación analizar si realmente el proyecto es viable tanto para la parte ejecutora como para el cliente.  Los principales errores en los proyectos se deben a una deficiente planificación, por lo que es importante contar con un Líder de Proyecto que se encargue tanto de la revisión de la elaboración del alcance, gestión de tiempo, gestión de costos, gestión de integración, así como de la supervisión y control para  llevar a feliz término el proyecto.  Este Líder deberá ser una persona experimentada, con conocimientos en el tema, y con una capacidad de detectar los riesgos a los que pueda verse enfrentado el proyecto.  Será el Líder del proyecto el encargado de estructurar el ante proyecto articulando correctamente el alcance, el tiempo, los costos y la integración y determinando a priori si el proyecto podrá o no ser ejecutado.

La Gestión del Alcance apoya su importancia al ser la base  y punto de partida del proyecto, se debe limitar claramente lo que se espera, lo que el cliente requiere, debiéndose  generar especificaciones claras, concisas, alcanzables y entendibles por el equipo ejecutor.  En este apartado es importante aclarar qué cubre el proyecto y que no cubre, hasta dónde llega el equipo ejecutor y qué es responsabilidad del cliente; así como determinar cuáles serán los criterios de aceptación de los entregables del proyecto, siendo estos criterios acordados con el cliente.  En esta etapa la comunicación con el cliente es vital, pues es él quien finalmente deberá dar por aceptado el proyecto.  Unos requerimientos iniciales pobremente elaborados, incompletos, poco claros, ambiguos generarán inconvenientes más adelante durante la ejecución del proyecto, siendo el equipo ejecutor el principal perjudicado.

Al especificar los requerimientos se debe tener en cuenta que cada uno debe ser: Necesario pues su ausencia generaría una deficiencia en el proyecto, además no puede ser reemplazado por ningún otro; Conciso: que sea fácil de leer y entender, usando redacción clara y simple; Completo, que no necesite ampliar detalles para poderlo implementar; Consistente, que no sea contradictorio con otros requerimientos.  No ambiguo, que en su interpretación no haya lugar a dudas, que tenga una sola interpretación  y Verificable, que pueda ser cuantificado y sujeto de inspección, análisis y demostración.

Una vez definido el alcance el nuestro proyecto, se procede a hacer la estimación de tiempos requeridos, o gestión del tiempo.  Acá cobra vital importancia una fase de requerimientos bien ejecutada, pues las actividades del proyecto saldrán directamente de los requerimientos del mismo. Para una correcta estimación de tiempos de deben considerar todos los factores que inciden en el proyecto, tal es el caso de los recursos con lo que se cuenta: humanos y tecnológicos, igualmente se debe tener una clara lista de actividades a desarrollar estimando su duración y los recursos que involucrará. Acá es muy importante secuenciar esas actividades, determinar el orden de ejecución teniendo en cuenta los recursos utilizados, debiendo tener especial cuidado de no sobre utilizar recursos.  Esto finalmente nos llevará a la elaboración de un cronograma que deberá ser discutido en equipo, analizado con el cliente y aprobado por ambas partes.  Es indispensable en este apartado definir previamente qué acciones se tomarán ante eventualidades que finalmente generen tiempos mayores a los estimados y cómo se controlarán los tiempos invertidos en cada actividad.  

Para la estimación de la duración de las actividades, dependiendo del proyecto, existirán herramientas que permitan dimensionarlas, en el caso de empresas con experiencia en proyectos del mismo tipo, serán útiles las experiencias anteriores y en empresas que se inician en la ejecución de un proyecto, sin haber hecho antes alguno similar, es válido apoyarse en la experiencia de terceros.  Una vez definidas todas las actividades y su duración, las mismas deberán ser reflejadas en un cronograma, que refleje los datos anteriores, así como la interrelación de las tareas y sus dependencias.  Esto ayudará a visualizar finalmente el tiempo que se invertirá en la ejecución y es acá donde el Líder del Proyecto deberá sentarse y evaluar la viabilidad con respecto a tiempos, en caso de tener una fecha límite de entrega pre definida y si el cronograma la excede, deberá entonces considerar aumentar los recursos humanos o negociar nuevas fechas con el cliente.  

Se deberán hacer los ajustes finales e informar el cronograma a todos los  involucrados.  Una vez inicia la ejecución del cronograma se deberán hacer controles y seguimientos que garantices el cumplimiento de la agenda y tomar sobre la marcha las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de cumplir el cronograma establecido, si definitivamente  ninguna medida que se tome evitará unos tiempos excedidos se deberá coordinar y acordar con el cliente el plan de acción a seguir.

Ya definidos el alcance y los tiempos, corresponde hacer la gestión de costos, que involucra todas aquellas actividades tendientes a estimar, presupuestar y controlar todos los costes inherentes al proyecto. El objetivo final es que el proyecto cuyo alcance y cronograma está previamente definido, se ajuste al presupuesto elaborado.   Ya en la gestión del tiempo se habló de los recursos necesarios para realizar las actividades, ahora en este apartado nos centramos en tasar esos recursos, cuánto costarán a lo largo del tiempo estimado de ejecución del proyecto.    Es función de Líder del proyecto establecer mecanismos que garanticen el ajuste al presupuesto dado y de ser necesario establecer criterios para ampliar dicho presupuesto de la forma más conveniente posible.  En este apartado es importante considerar desde un principio todos los posibles costos que puedan estar involucrados, ya sean directos (relacionados estrictamente con el proyecto y que solo se generan si el proyecto se implementa, como salarios de desarrolladores) e indirectos (se generan así no se lleve a cabo el proyecto, como arrendamientos).   Se debe tratar de cubrir absolutamente todos los recursos asignados al proyecto, como mano de obra, materiales, papelería, equipo de cómputo, software, arrendamientos, seguros, impuestos, etc.

La estimación de costos, previo el inicio de la ejecución del proyecto, se basa en información disponible en el momento; y para lograr un costo más ajustado a la realidad deben considerarse los riesgos a los que puede verse enfrentado el proyecto, labor ésta del Líder el mismo. 

La Gestión de la Integración del Proyecto  corresponde al grupo de actividades y procesos que lleva a cabo el Líder del Proyecto que aseguran que todos los factores y elementos del proyecto sean abordados y coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del proyecto.  El Líder deberá identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades propios del proyecto.
 

En conclusión, de la correcta planeación de un proyecto, dependerá su éxito.  Muchas veces en la etapa de planeación los Líderes detectarán que el proyecto es inviable, y es mejor saberlo a tiempo que durante la marcha.  Dado que el alcance, el tiempo y el costo están directamente relacionados, cualquier modificación a alguno de esos tres factores, necesariamente implicará ajustar los otros dos, pues  como lo plantea Garzas, J(2013)  ”Si se reduce el presupuesto, se puede ver afectado el alcance o el tiempo del proyecto. Si se reduce el tiempo, habrá que reducir el alcance o aumentar el presupuesto. Y si, por ejemplo, se aumenta el alcance (las cosas que hay que entregar), habrá que aumentar el presupuesto y/o el tiempo.”

Ante la importancia que se le tiene que dar a la gestión y planificación del proyecto, es correcto afirmar que gran parte de la veracidad de la misma depende del Líder del proyecto quien deberá contar con experiencia en este tipo de actividades de planificación y deberá ser capaz de prever los riesgos que pueden afectar su proyecto.   Es importante para cada factor involucrado establecer mecanismos de control para garantizar que se están ajustando a lo estipulado. 

Como bien lo expone De los Santos, D(2011) “Una empresa que vive creando, planificando y desarrollando proyectos, quiere decir que es una empresa que está en vanguardia de los cambios continuos e imparables de la globalización actual.  Es una entidad que está en constante cambio interno y crecimiento gradual y sostenible”, lo que marca la importancia de gestionar adecuadamente todos los factores asociados al proyecto para seguir siendo competitivos.

PARTE C.

Realizar un modelo de cronograma usando alguna de las herramientas para gestión de proyectos. El cronograma debe plantear como mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de proyectos.

Actividad	Fecha Inicial	Fecha Final
Levantamiento de inventario de equipos actuales que soportan el estándar 802.11ac y de los que deben ser cambiados.	Junio 1-2015	Junio 2-2015
Cotización y compra de router que soporte estándar 802.11ac	Junio 1-2015	Junio 5-2015
Configuración de router 802.11ac	Junio 8-2015	Junio 9-2015
Configuración de clientes que se conectan al router 802.11ac	Junio 10-2015	Junio 11-2015
Pruebas de rendimiento y alcance de la nueva red 802.11ac	Junio 12-2015	Junio 18-2015
Presentación resultados rendimiento y alcance nueva red 802.11ac	Junio 19-2015	Junio 19-2015

PARTE D.

Documento con la propuesta ampliada, adicionando a la propuesta que se ha venido generando en los trabajos colaborativos 1 y 2:

1. Antecedentes del problema

1.1. Descripción de La Misión, la visión, el organigrama y los procedimientos del área de la empresa donde se va a dar solución al problema. (TC2)

Empresa:

Embajada de Colombia en Suecia

Misión

Promover los intereses nacionales mediante el fortalecimiento y diversificación geográfica y temática de la política exterior y fomentar los vínculos con los colombianos en el exterior.

 Visión

En el 2016, Colombia habrá fortalecido su liderazgo político y de cooperación en la región, transformando la agenda con los socios tradicionales, ampliando las relaciones bilaterales hacia regiones como Asia y el Pacífico, y prestará un servicio eficiente y efectivo al ciudadano.

Organigrama

 1.2. Descripción del Área específica de la empresa a la cual se le va a presentar una solución apropiada (TC2)

La Embajada de Colombia en Suecia La Embajada de Colombia en Suecia ocupa el primer y el tercer piso de un edificio en la ciudad de Estocolmo. En el primer piso operan las instalaciones del Consulado, encargado de dar a atención a los usuarios nacionales que requieran hacer trámites. En el tercer piso se encuentran las instalaciones de la Embajada como tal, con sus áreas administrativa, comercial y política.

El cuarto de equipos se encuentra en el tercer piso, donde se encuentra un router que da conectividad a internet.  Este router es suministrado por el ISP y soporta los estándares 802.11b/g/n.

Los equipos que se conectan por la red inalámbrica son  portátiles, así como los dispositivos móviles de los funcionarios y todos aquellos usuarios externos que hacen uso de este canal.

El área a la que se le brindará la solución es a toda la embajada y al consulado, al ser una red inalámbrica que es accedida desde todos los puntos.

En la Embajada, si funciona actualmente la red wi.fi, con estándar 802.11n, en este caso se incrementarán las velocidades de transmisión al hacer el cambio a 802.11ac.

3. Planteamiento del problema

Los usuarios de la Embajada hacen uso de la red inalámbrica para su operativa diaria, pero en ocasiones la misma se congestiona, se pone lenta y genera demoras en la operativa diaria.  Igual sucede con los usuarios externos, clientes, que se conectan a la misma, pues se quejan de que es muy lenta frente al servicio de navegación que les ofrecen sus operadores móviles.

Cada día la Embajada maneja archivos más grandes, de video y audio, pero con las velocidades actuales en ocasiones su  movimiento a través de la red se hace lento.

Mediante la actualización de la red al estándar 802.11AC  la red inalámbrica contará con una velocidad más alta de transmisión y se tendrán  mejores tiempos de respuesta de la red, acceso a la misma desde todos los puntos de la embajada y el consulado y mejor servicio al cliente externo quien podrá hacer uso de la red inalámbrica para conectarse  a internet.

3.1. Descripción general del Problema que se desea solucionar - TC2

Los usuarios de la embajada y del consulado se quejan de lo lenta se torna la red inalámbrica en la medida en que se hacen transmisiones de gran volumen y esto afecta el rendimiento y la operatividad.

Se pretende gestionar una red más eficiente que permita a los usuarios tanto internos como externos contar con un canal de comunicación que les facilite su operativa diaria, facilitando que los procesos realizados al interior de la Embajada sean más eficientes y ofreciendo un mejor servicio a todos aquellos usuarios que hagan uso de este canal de comunicación

3.2. Preguntas de investigación TC2

Pará qué usan los usuarios internos la red wi-fi en la Embajada de Colombia en Suecia?

Qué problemas se presentan con la red actual?

Qué esperan los usuarios externos que hacen uso de la red wi fi de la embajada?

Qué factores de seguridad se pueden mejorar si se cambia el estándar de la red inalámbrica?

Se afectará el alcance y cobertura de la red inalámbrica al actualizarla?

3.3 Descripción de cómo se utilizará la tecnología moderna en la resolución del problema. TC1

Se ofrece como solución a la problemática de la Embajada, la actualización de su red inalámbrica para que empiece a usar el estándar 802.11ac, cuyo  rendimiento máximo es de  1.3Gbit/s, y opera en una banda de 5GHz menos saturada y con un rango más amplio, a diferencia del estándar 802.11N que opera en una banda de 2.4GHz compartiendo frecuencia con ondas de radio y microondas.

El Wi-Fi 802.11AC cuenta con 8 canales, a diferencia de los 4 que tiene la tecnología anterior 802.11N. Esto implica más velocidad y la posibilidad de tener más dispositivos conectados sin pérdidas en la velocidad. 

Por lo tanto, con el Wi-Fi 802.11AC podemos conseguir una velocidad máxima de 8x160 = 1300 Mbit/s en comparación con los 4x150 = 600 Mbit/s que ofrece el 802.11N.
- Además, más canales también significa que más dispositivos pueden ser conectados a la red sin que la velocidad se degrade.

Cuenta con tecnología Beamforming que permite enviar una señal unidireccional al cliente receptor, maximizando la potencia de recepción y expandiendo la cobertura wireless.
Además, el Wi-Fi 802.11AC tiene un consumo de energía mucho mejor que el 802.11N.

Para poder hacer uso del nuevo estándar 802.11AC se requiere que tanto el router como los dispositivos que se conecten estén certificados en el estándar. Ya la mayoría de los teléfonos inteligentes y los dispositivos móviles de última tecnología vienen certificados, al igual que los portátiles que han sido lanzados a partir de inicios del 2014.

Pero este cambio no puede hacerse de forma agresiva, excluyendo a la actual tecnología 802.11N.

Por lo tanto se necesita utilizar en primera medida un router que utilice los dos estándares, tal es el caso por ejemplo del Motorola AP 8232 AC

Como lo explica el fabricante en sus especificaciones: Este router  “Ofrece una vía de actualización simple a la quinta generación de Wi-Fi de 1.3 Gbps para un desempeño y una capacidad sin igual, con soporte ininterrumpido para todos los dispositivos cliente Wi-Fi existentes (2.4 GHz/5 GHz)”

3.4. Descripción de cómo se evidencia la innovación tecnológica o la gestión de conocimiento luego de dar solución a la problemática aplicando la tecnología moderna. TC1

Mediante la actualización de la red al estándar 802.ac se dará solución a los  problemas puntuales que presentan tanto la Embajada como el Consulado referentes a congestión de la red, bajas velocidades de transmisión y poca cobertura.

Todo esto redundará en mejores tiempos de respuesta de la red, acceso a la misma desde todos los puntos de la embajada y el consulado, mejorando la operativa de la Embajada  y ofreciendo mejor servicio al cliente externo quien podrá hacer uso de la red inalámbrica para conectarse  a internet.

4. Planeación de la propuesta TC3

4.1. Objetivos  (Objetivo general y específicos) TC3

Objetivo General

Mejorar los servicios de conectividad inalámbrica para realizar de forma más eficiente los procesos propios de la Embajada, así como para prestar un mejor servicio a los usuarios externos que utilizan este canal, basándose en el estándar 802.11ac y en las mejores sustanciales que aporta en cuanto a velocidad de transmisión frente al estándar actual por ellos utilizado: 802.11n

Objetivos Específicos

·         Determinar los problemas actuales que los usuarios tienen con la red inalámbrica.

·         Identificar el uso que se le da a la red inalámbrica.

·         Actualizar el router por uno que soporte el estándar 802.11ac

·         Actualizar los equipos cliente que se conectan a la red inalámbrica.

·         Identificar los tiempos de transmisión de correo electrónico y transmisión de archivos a través de la red inalámbrica bajo el estándar 802.11ac

4.2 Límites del estudio (marco teórico – práctico) TC3

La actual red inalámbrica en la Embajada de Colombia en Suecia está soportada por el estándar 802.11n, el cual fue certificado por la Wi-Fi Alliance en 2009 y  soporta velocidades de transmisión de hasta 600 Mbps.

El estándar 802.11n hace uso simultáneo de las bandas 2,4 Ghz y 5,4 Ghz, mientras que los anteriores B y G solo usan 2,4GHz. Esto supone una ventaja ya que la banda de 2,4GHz está muy congestionada debido al éxito de la tecnología wifi en general. La frecuencia de 5,4GHz permite usar un espacio radioeléctrico más limpio y libre de interferencias de otras redes

Los nuevos dispositivos celulares, las nuevas tarjetas de red inalámbricas así como los nuevos computadores portátiles, se encuentran certificados para usar el estándar 802.11ac, característica subutilizada en la Embajada de Colombia en Suecia, pues el router usado para ofrecer esta conexión soporta el estándar 802.11n.

El estándar 802.11ac permite velocidades de transmisión de hasta 1.300 Mbps y solamente hace uso de la frecuencia 5.4 Ghz.

En la Embajada de Colombia en Suecia, se hace uso de la red inalámbrica para interconectar todos sus equipos portátiles y darles acceso a los aplicativos con los que deberán interactuar en su día a día para cumplir con el propósito de la entidad.

Se manifiestan quejas constantes referentes a bloqueos en las transmisiones, demora en el envío de correos, sectores sin cobertura.

4.3. Supuestos y expectativas del tema TC3

Asumimos que la Embajada cuenta con el presupuesto necesario para invertir en infraestructura y poder actualizar la red inalámbrica para hacer uso de tecnología de punta como lo es el estándar 802.11ac

Se espera que una vez actualizada la red al estándar 802.1ac, los procesos realizados en la Embajada a través de la red inalámbrica sean más eficientes y por ende se genere una mayor calidad en el trabajo realizado.

Igualmente se espera brindar a los usuarios una red inalámbrica moderna, veloz y con tecnología de punta que facilitará sus labores de navegación en internet.

4.4. Importancia del estudio (justificación) TC3

Cada día las redes inalámbricas cobran más importancia en nuestras vidas y son más comunes.  En un mundo donde el acceso a internet entró a hacer parte de nuestras vidas, tener acceso a él y que el mismo sea rápido genera una sensación de satisfacción y confianza  en los usuarios finales.

Los usuarios de una red inalámbrica siempre están buscando una navegación rápida, eso implica tener mejores velocidades de transmisión de datos, velocidades que ofrece el estándar 802.11ac

Se pretende con este trabajo ofrecer una red inalámbrica de alta velocidad, que mejore los tiempos actuales para realizar los procesos propios de la Embajada de Colombia en Suecia e igualmente ofrecer un mejor servicio a los usuarios externos que hacen uso de este canal de comunicación.

Este estudio se realiza para demostrar la efectividad de actualizar redes al estándar 802.11ac desde el punto de vista de velocidad en la transmisión de datos y de envío de correos electrónicos.

4.5. Aportación a la disciplina, la escuela o a la carrera TC3

Este estudio nos ayudará en la práctica como futuros profesiones en Ing. Sistemas, pues podremos aplicar los conocimientos obtenidos durante su ejecución, realizando un planteamiento y análisis necesario de todos los actores que intervienen en el desarrollo tecnológico para la implementación de redes inalámbricas bajo el estándar 802.11ac.

5. Diseño de la investigación (metodología) TC3

Este estudio es de índole cuantitativo, pues pretende medir indicadores (velocidades de transmisión de archivos, velocidad de transmisión de correo electrónico) bajo diferentes estándares (801.11n y 802.11ac) y finalmente comparar sus resultados mediante el uso de herramientas matemáticas y estadísticas.

5.1. Presupuesto TC3

Los costos en los que incurriremos para la implementación de la red 802.11ac serán los siguientes: (en pesos colombianod)

Rubro	Valor
Desplazamientos – transportes	$100.000
Internet – plan de datos	$150.000
Insumos papelería	$30.000
Alquiler Laptops 1 para cada integrante	$300.000
Alquiler impresora	$50.000

5.2. Modelo de cronograma TC3

Actividad	Fecha Inicial	Fecha Final
Levantamiento de inventario de equipos actuales que soportan el estándar 802.11ac y de los que deben ser cambiados.	Junio 1-2015	Junio 2-2015
Cotización y compra de router que soporte estándar 802.11ac	Junio 1-2015	Junio 5-2015
Configuración de router 802.11ac	Junio 8-2015	Junio 9-2015
Configuración de clientes que se conectan al router 802.11ac	Junio 10-2015	Junio 11-2015
Pruebas de rendimiento y alcance de la nueva red 802.11ac	Junio 12-2015	Junio 18-2015
Presentación resultados rendimiento y alcance nueva red 802.11ac	Junio 19-2015	Junio 19-2015

6. Apoyo bibliográfico (bibliografía) TC1,2 y 3

www.PortalInformático.com (2014). Diferencias entre 802.11n y 802.11AC recuperado el 20 de marzo de 2015 de: http://www.portalinformatico.com/web/pluginsWEB/pymes/1/noticiadesplegada12.html

Motorola (2013). Hoja de especificaciones. Punto de Accceso 802.11AC AP8232.  Recuperado el 20 de marzo de 2015 de: http://motorola-latinamerica.hosted.jivesoftware.com/servlet/JiveServlet/download/3058-3-7434/MOT_AP_8232_Spec-Sheet_ES_110713.pdf

Garzas, J(2013). Alcance, tiempo, costo.  Recuperado el 13 de mayo de 2015 de: http://www.javiergarzas.com/2013/06/alcance-tiempo-o-coste.html

De los Santos, D(2011). La importancia de la Gestión de Proyectos.  .  Recuperado el 13 de mayo de 2015 de: http://www.eoi.es/blogs/demostenesdelossantos/2011/12/06/gerencia-de-proyectos/